Datenschutzvereinbarung und Nutzungsbedingungen e-Recruiting «Refline»

1. Schutz Ihrer Personendaten
Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist der Zürcher Hochschule der Künste (ZHdK) ein wichtiges Anliegen, wenn Sie die Bewerbungsmaske «Refline» von unserem Software-Partner Refline AG (mit Hauptsitz in Baar und Niederlassung in Zürich) nutzen. Dabei halten wir uns an das kantonale Datenschutzrecht (Gesetz über die Information und den Datenschutz, IDG) und, sofern entsprechende Regelungen anwendbar sind, an das eidgenössische Datenschutzgesetz (DSG) und an die europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

2. Bearbeitung und Verwendungszweck der Personendaten
Ihre personenbezogenen Daten aus Ihrer Bewerbung und Ihre Dokumente, die Sie in «Refline» eingeben, werden von der ZHdK zum Zweck der Auswertung, Zuordnung und internen Weiterleitung Ihrer Bewerbung sowie Stellenbesetzung bearbeitet und gespeichert.

Für das Bewerbungsverfahren werden insbesondere Anrede, Name, Vorname, Geburtsdatum, Nationalität sowie die üblichen Korrespondenzdaten wie Postanschrift, E-Mailadresse und Telefonnummern bearbeitet und in der Bewerberdatenbank gespeichert. Zudem werden alle von Ihnen im Zusammenhang mit der Bewerbung eingereichten Dokumente erfasst.

Wünschen Sie, dass wir Ihre Bewerbungsunterlagen für weitere offene Positionen innerhalb der ZHdK mit ähnlichen Qualifikationsvorgaben in Betracht ziehen können, erteilen Sie uns Ihre Einwilligung in der Bewerbungsmaske mittels der Schaltfläche «Opt-in akzeptieren (ja oder nein)». Ihre Einwilligung wird protokolliert. Falls wir Ihre Qualifikationen als geeignet einstufen, werden Sie entsprechend vermerkt. Ihre persönlichen Daten können anonymisiert für statistische Zwecke (z.B. Reporting) bearbeitet werden. Dabei sind keine Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich.

3. Speicherung und Übermittlung personenbezogener Daten
Ihre Daten werden auf den Systemen unseres Software-Partners Refline AG in der Schweiz gespeichert und bearbeitet. Die Datenübertragung erfolgt SSL verschlüsselt. Die Datenverarbeitung erfolgt anhand allgemeiner Standards zur Datensicherheit gemäss aktuellem Stand der Technik. Der ZHdK steht ein gesicherter Web-Zugriff zur Verfügung.

4. Zugriff auf Ihre Daten
Einsicht in die von Ihnen bekanntgegebenen Daten haben insbesondere die Mitarbeitenden des Human Resources Management (HRM) der ZHdK sowie die für die Auswahl verantwortlichen Führungskräfte der ZHdK. Sofern bei der Besetzung der Stelle eine Findungskommission vorgesehen ist, erhalten externe Fachexpertinnen und -experten Einsicht in Ihre Daten. In Ausnahmefällen haben auch Mitarbeitende unseres zu Supportzwecken beigezogenen Software-Partners Refline AG Einblick in die von Ihnen bekanntgegebenen Daten. Ihre Daten werden auf keinen Fall an weitere Unternehmen oder Personen weitergegeben oder für andere Zwecke verwendet. Die Datenbearbeitung findet in der Schweiz statt.

5. Datensicherheit und Vertraulichkeit
Die ZHdK und Refline AG haben die notwendigen organisatorischen und technischen Sicherheitsmassnahmen ergriffen, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Bewerbung sicherzustellen sowie die gespeicherten Personendaten gegen Manipulation, Verlust und gegen unbefugten Zugriff Dritter zu schützen und fortlaufend zu verbessern. Die Übermittlung von Informationen über das Internet und andere elektronische Mittel unterliegt jedoch stets gewissen Sicherheitsrisiken und die ZHdK kann für die Sicherheit von Informationen, die auf diese Weise übermittelt werden, keine Garantie übernehmen. Sämtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der ZHdK wie auch unseres Software-Partners sind im Rahmen ihrer Anstellungsverhältnisse zu strikter Geheimhaltung über persönliche Daten verpflichtet und unterstehen dem Amtsgeheimnis. Allfällige externe Findungskommissionsmitglieder unterstehen mittels Verschwiegenheitserklärung ebenso dem Amtsgeheimnis.

6. Einwilligung und Grundlage der Datenbearbeitung
Durch Betätigen der Schaltfläche «Ich akzeptiere die Datenschutzvereinbarung» erklären Sie sich mit der Speicherung und Bearbeitung Ihrer Daten einverstanden und stellen der ZHdK Ihre persönlichen Daten zum Zweck der Bewerbung und Stellenbesetzung zur Verfügung. Ihre Einwilligung in die Datenbearbeitung wird protokolliert.

7. Löschung der Daten
Bewerbungsunterlagen von nicht berücksichtigten Bewerbenden im Zusammenhang mit einer konkreten Bewerbung auf eine offene Stelle werden 6 Monate nach Stellenbesetzung automatisch gelöscht. Sollten Sie eingewilligt haben, dass wir Ihre Bewerbungsunterlagen für anderweitige offene Stellen berücksichtigen können (vgl. Ziff. 2 Abs. 3), werden Sie automatisch nach 11 bzw. bei bereits erteilter Fristverlängerung nach 10 Monaten angefragt, ob Ihre Bewerbungsunterlagen in der Datenbank für eine weitere Frist verbleiben oder gelöscht werden sollen.

8. Auskunftsrecht
Mit einem Auskunftsbegehren können Sie Auskunft darüber verlangen, welche Daten über Sie bearbeitet werden. Dazu bitten wir Sie, uns eine Kopie des amtlichen Ausweises (Pass oder Identitätskarte) zuzustellen. Dieses richten Sie bitte an unser HRM der ZHdK. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihre elektronischen Daten ändern oder löschen zu lassen. Sie können Ihre Einwilligung für die Bearbeitung Ihrer Daten widerrufen. In diesem Fall werden wir Ihre Bewerbung umgehend löschen. Bitte wenden Sie sich auch hierfür an: Zürcher Hochschule der Künste Human Resources Management (HRM) Pfingstweidstrasse 96 CH-8005 Zürich E-Mail: kontakt.hrm@zhdk.ch

9. Nutzungsbedingungen
Die Angaben über Ihre persönlichen Daten müssen wahrheitsgemäss, richtig und aktuell sein und dürfen weder unvollständig, irreführend oder täuschend sein. Wir weisen Sie darauf hin, dass unwahre Angaben zur Auflösung eines möglichen Arbeitsverhältnisses führen können.

10. Haftung
Ihre Bewerbung auf elektronischem Weg erfolgt auf eigene Verantwortung und auf eigenes Risiko. Die Haftung der ZHdK wird im Rahmen des gesetzlich Zulässigen ausgeschlossen.

11. Schlussbestimmungen
Im Zuge der Weiterentwicklung der Applikation sowie der Implementierung neuer Technologien und Gesetzesanpassungen kann vorliegende Datenschutzvereinbarung und Nutzungsbedingungen mit sofortiger Wirkung und ohne Ankündigung geändert werden.

Es ist Schweizerisches Recht anwendbar. Der Gerichtsstand ist Zürich.

Letzte Aktualisierung: September 2018