En RDC, où elle est depuis longtemps active à travers des programmes de développement, EPER a ouvert en plus une mission d'aide humanitaire en février 2019. Elle concentre depuis ses interventions humanitaires dans les zones difficiles d'accès de plusieurs territoires du Nord-Kivu (Rutshuru, Masisi, Walikale et Lubero) et du Sud-Kivu, où elle est présente de façon permanente et exécute directement, avec ses propres équipes, des activités de Réponse Rapide (notamment par la distribution de cash inconditionnel), de Veille Humanitaire (suivi des mouvements de population), d'Eau/Hygiène/Assainissement, de Réhabilitation/Ouverture de l'accès humanitaire via le Cash for Work, et de Relance Agricole. Les projets de la mission d’aide humanitaire sont actuellement financés (en direct ou via un consortium avec MEDAIR ou Dan Church Aid) par ECHO, BHA, SDC, OCHA – CHF et sur fonds propres.

Le Logistics Coordinator  sera base à Goma avec des visites terrain et est un membre clé dans la gestion de la logistique, ensemble avec le Coordinateur Logistique et Sécurité.

Coordination de la chaine d’approvisionnements (achats, stock, transports/livraisons):

• Centraliser les demandes d’achat des bases et procéder au lancement du processus de passation de marché dans le respect des procédures HEKS EPER et Bailleurs conformément aux plans d’achat etabli
• Tenir à jour une base de données des fournisseurs en veillant à ce que leurs dossiers administratifs soient à jour (acquittement des taxes, enregistrement au registre du commerce, etc…)
• Participer à la sélection des fournisseurs avec le coordinateur logistique et les représentants des services à l’origine de la Demande d’Achat (programme, administration, coordination, etc…)
• Participer à la rédaction du Procès-Verbal de sélection des fournisseurs
• Sous la supervision du coordinateur logistique,vérifier la conformité des Bons de Commandes et des Contrats (qualités et quantité des marchandises, conditionnement et délais de livraison)
• Superviser la gestion des stocks : maintenir les systèmes en place de gestion des entrepôts et des livraisons
• S'assurer que les entrepôts sont entretenus conformément aux exigences du programme et aux politiques/normes de HEKS
• Veiller à ce que les dons en nature soient gérés et stockés de manière appropriée conformément aux exigences des bailleurs et HEKS. Superviser l’ensemble des flux de marchandises et veille au respect des procédures internes et bailleurs
• En collaboration avec le coordinateur logistique,organiser et superviser les acheminements et livraisons de matériels jusqu’à leur destination finale par voie terrestre comme par fret aérien
• Assurer, contrôler et établir ou faire établir les documents de suivi, de transport et de réception des commandes (waybill, bon de réception, liste de colisage et autres)
• Assurer la centralisation et l’archivage de tous les documents relatifs à la gestion des achats de la mission en capitale

Gestion durable des équipements : 

• Peut être amené à participer aux recommandations techniques sur le choix des équipements informatiques, de télé/radiocommunication et d’approvisionnement en énergie.Participer à la validation des choix des fournisseurs pour l’achat de nouveaux équipements
• Superviser le suivi des équipements (état, localisation, propriétaire/bailleur…) par la mise à jour régulière des outils de suivi (liste d’immobilisations) et la tenue d’inventaires physiques
• Participer à l’installation des équipements et s’assurer de leur bon fonctionnement
• Compiler les inventaires physiques des équipements durables mensuels de toutes les bases et transmettre le rapportàsa hiérarchie
• Contrôler la consommation des équipements, le cas échéant, et procéder si besoin aux ajustements nécessaires quant aux procédures d’utilisation
• Etablir et archiver tous les documents relatifs à la gestion des équipements et du patrimoine (fiche de réparation, fiche de perte, attestation de responsabilité, certificat de donation, etc…)

Gestion du parc automobile:

• Superviser le parc véhicule en collaboration avec le logisticien de base et/ou le chef de charroit
• Superviser le suivi des véhicules (état, documents administratives, localisation, propriétaire/bailleur…) et la mise à jour régulière des outils de suivi
• Superviser le bon fonctionnement des véhicules, leur maintenance et la conduite des réparations nécessaires
• Contrôler la consommation des véhicules et procéder si besoin aux ajustements nécessaires quant aux procédures d’utilisation.S’assurer de la mise en place et du respect de plannings et d’outils de suivi de la gestion du carburant et de la maintenance (log books)
• Effectuer tous les mois un suivi de la consommation carburant par véhicule
• Veiller en particulier aux questions de sécurité relatives à l’utilisation des véhicules (personnes autorisées, conditions particulières, équipements de sécurité…)
• Archiver des documents relatifs à la gestion des véhicules

Assurer la circulation de l’information, la coordination et la représentation sur les questions logistiques :

• Assurer une circulation efficace de l’information logistique aux équipes terrain et en capitale
• Participer à la gestion financière et administrative dans son domaine d’activités.Veiller au respect des lignes budgétaires allouées au département logistique et établire ses besoins bimensuels en trésorerie
• Apporter sa contribution pour la rédaction de rapports bailleurs (listes d’équipements, vérification des coûts de fonctionnement…) et participer à la bonne tenue de l’archivage des dossiers d’achats (aide, équipements, locations, carburants…)
• En externe, peut etre amené (e) à représenter HEKS auprès des autorités/fournisseurs/prestataire de services pour toute question d’ordre logistique (enregistrement d’équipements, douanes…)
• Participer enfin à la préparation des pièces logistiques en vue d’un audit à venir ou en cours
• Superviser et encadrer les équipes logistiques :
• Superviser directement les activités des logisticiens basés au bureau de coordination de Goma
• Organiser des réunions de travail avec son équipe et élaborer un plan d’action
• Participer à la formation continue aux procédures et outils de HEKS des staffs nationaux et internationaux
• Appuyer les logisticiens des bases avancées dans la conduite de leurs activités logistiques, dans une relation fonctionnelle et non hiérarchique

Autres activités générales :

• Travailler en coordination avec la finance pour la gestion des achats, le suivi budgétaire et la gestion administrative des membres de l’équipe sous sa supervisons direct
• Elaborer et transmettre au coordinateur logistique un prévisionnel de dépense logistique sur une base bimensuel pour validation
• Faire respecter les délais imposés par la logistique pour le bon fonctionnement de la mission,
• Participer à larédaction des rapports bailleurs, rapport mensuels et à l’analyse critique des rapports logistiques (pack-log) en provenance des bases sous la supervision du coordinateur logistique
• Assurer le suivi des avances qui lui sont attribuées ainsi qu’aux personnels placés sous sa responsabilité directe
• S’assurer de la conformité des factures : Nom du fournisseur, adresse, date, signature et tampon ou cachet si disponible
• Superviser le point focal auprès de service de vols humanitaires (UNHAS, ECHO-Flight), en charge des réservations de vol pour le staff de la mission après validation du coordinateur logistique.

Compliance et meilleures pratiques :

• S'engager dans la détection des fraudes, la réduction des risques et le signalement des fraudes ; veiller au respect des politiques et procédures de l'EPER, des règlements des donateurs et des lois locales
• Travailler avec les points focaux des finances et de l'audit pour évaluer la conformité avec les principes de contrôle internes et la documentation requise en matière technique. Participer à la vérification de la liste de contrôle de l'inspection des marchés publics et veiller à ce que les risques associés aux marchés publics soient évalués régulièrement afin que des plans soient élaborés pour y faire face. Examiner la documentation relative à la passation des marchés ainsi que les rapports d'audit interne et externe afin de détecter les risques liés à la passation des marchés. Travailler avec les équipes nationales pour mettre en œuvre des mesures correctives
• En collaboration avec les responsables du budget, examiner les calendriers de contrôle ponctuel des entrepôts des bases afin de s'assurer que les risques liés à la gestion des entrepôts sont mis en évidence et que des plans soient élaborés pour y remédier
• Travailler avec l'équipe des programmes pour évaluer la mise en œuvre des procédures de planification de la chaîne d'approvisionnement et des achats pour les projets existants et futurs, signaler les lacunes et proposer des mesures correctives
• Effectuer d'autres tâches en fonction des besoins. Les tâches et responsabilités énumérées dans le présent document sont représentatives de la nature et du niveau de travail assigné, mais ne sont pas limitatives

• 2 ou 3 ans d'études supérieures en logistique
• Expérience d'au moins 4 ans dans le secteur humanitaire
• Expérience de la gestion logistique sur le terrain et de la gestion d'équipe
• Maîtrise du français/langue maternelle et bonne connaissance de l'anglais
• Connaissance des bailleurs de fonds institutionnels (ECHO, BHA, agences des Nations Unies, etc.) avec un atout pour les secteurs d'activité suivants : EHA, SAME, distributions d'urgence (cash et AME) 
• Capacité à travailler de manière indépendante avec un sens de l'initiative et de la responsabilité, mais aussi à travailler avec différents partenaires.
• Bonne résistance au stress et capacité d'adaptation à des conditions climatiques et physiques difficiles.
• Compétences analytiques

• Un poste intéressant et stimulant dans un environnement international dynamique
• Un package salarial compétitif
• Lieu de travail : Goma, RDC avec des visites terrain
• Paquet d'assurances
• Logement fourni par l'EPER
• Un contrat de 6 mois renouvelable