Das Zentrum für Soziales führt im Auftrag der Mitgliedergemeinden die KESB, die Berufsbeistandschaft, die Sozialberatung, die Mütter- und Väterberatung, die Suchtberatung und die Schulsozialarbeit. Die 28 Gemeinden mit einer Bevölkerung von rund 100‘000 Personen organisieren sich in Form eines Gemeindeverbandes, um in enger und wirtschaftlich sinnvoller Zusammenarbeit die Herausforderungen der Zukunft gemeinsam, niederschwellig und regional vernetzt zu lösen.
Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website www.zenso.ch.
Im Fachbereich KESB ist folgende Stelle per 1. April 2023 oder nach Vereinbarung frei:
Mitarbeiter/in Administration KESB 80-100%
Ihre Aufgaben
Die Administration KESB führt den Empfang und die administrativen Arbeiten für die KESB. Dazu gehören die Führung der Klientendossiers sowie alle Sekretariatsaufgaben zur Entlastung der Behörde und der unterstützenden Teams:
- Schalter- und Telefondienst (sämtliche Arbeiten Empfang und Publikumsverkehr)
- Telefon- und Direktkontakte mit der Klientschaft, Drittpersonen, Institutionen, Behörden etc.
- Eingang / Ausgang / Verteilung Post
- Sitzungseinladungen und Protokollführung (Anhörungen von Klienten)
- Aufbereitung der Unterlagen für die Behördensitzungen
- Ausfertigung und Versand der Entscheide
- Administrative Fallführung (Registratur, Dossierführung, Ablage, Archivierung, Datenpflege, Korrespondenz, Erledigung von delegierter Arbeit, etc.)
- Selbständige Erstellung von Entscheiden im vorgegebenen Rahmen
- Geschäftskontrolle, Fristenkontrolle
- Führung der Standortkasse und fachbereichsspezifische Belegkontierung
- Statistische Arbeiten
- Bewirtschaftung der Stammdaten und Vorlage Software KLIB
- Pflege der Webseite und Intranet
- Ausbildung der Lernenden
- Einkauf und Verwaltung von Büromaterial und Drucksachen
- Gesamtbetriebliche Aufgaben, welche über den Empfang koordiniert und ausgeführt werden (Bedienung und Bewirtschaftung der Telefonanlage)
Ihr Profil
- Kaufmännische Ausbildung EFZ
- Berufserfahrung, Verwaltungs-, Gerichts- oder Kanzleierfahrung von Vorteil
- Kommunikationsfähigkeit sowie repräsentative Ausstrahlung und sicheres Auftreten
- Organisationstalent, Flexibilität und hohe Leistungsbereitschaft
- Erfahrung im Umgang mit Behörden und mit Menschen in schwierigen Lebenssituationen
- Empathie gegenüber Menschen in schwierigen Lebenssituationen
- Interesse an sozialen Fragestellungen
- Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen und Drucksituationen auszuhalten
- Motivation, komplexe und anspruchsvolle, aber auch einfache Arbeiten gewissenhaft und speditiv auszuführen
- Psychische Belastbarkeit
- Stilsicheres Deutsch, Sprachgewandtheit in Wort (auch Mundart) und Schrift
- Flair für PC-Arbeiten, sehr gute Office-Kenntnisse inkl. Excel und Outlook
- Teamfähigkeit und Loyalität
- Bereitschaft, im Team mitzutragen und auszutauschen
- Selbständige und exakte Arbeitsweise
- Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
- Verbindlichkeit (Zuverlässigkeit und Genauigkeit)
- Bereitschaft zur steten Weiterbildung und Entwicklung
Unser Angebot
Wir sind ein innovatives, engagiertes Team mit breiter Berufserfahrung. Wir pflegen Offenheit, Kollegialität und ein hohes Verantwortungsbewusstsein. Unsere Arbeitsplätze sind modern und in SBB-Nähe. Sie finden bei uns zeitgemässe Anstellungsbedingungen, ebenso Möglichkeiten zur Fort- und Weiterbildung sowie zur Supervision.
Arbeitsort
Zentrum für Soziales KESB
Baldeggstrasse 20
6281
Hochdorf