Datenschutzerklärung der Zürcher Kantonalbank für Bewerbende
Gültig ab 01.09.2023
Datenschutz
Für die Zürcher Kantonalbank ist Datenschutz wichtig. In dieser Datenschutzerklärung informiert die Zürcher Kantonalbank, wie sie mit Personendaten ihrer Bewerbenden umgeht.
1. Allgemeines
Auch im Bereich des Datenschutzes setzt die Zürcher Kantonalbank auf einen offenen und transparenten Umgang.
- Unter "Personendaten" versteht die Zürcher Kantonalbank Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen.
- Unter "Bewerbende" versteht die Zürcher Kantonalbank Personen, die sich – unabhängig über welchen Kanal – auf eine Stelle bei der Zürcher Kantonalbank bewerben.
- Unter "Bearbeiten" versteht die Zürcher Kantonalbank jeden Umgang mit Personendaten, unabhängig von den angewandten Mitteln und Verfahren, insbesondere das Beschaffen, Aufbewahren, Verwenden, Umarbeiten, Bekanntgeben, Archiviere oder Vernichten von Personendaten.
2. Datensicherheit
Die Zürcher Kantonalbank verpflichtet sich zum Schutz der Privatsphäre ihrer Bewerbenden nach Massgabe der anwendbaren Gesetze. Zu diesem Zweck trifft die Zürcher Kantonalbank eine Vielzahl von Vorkehrungen, wie die Umsetzung von technischen und organisatorischen Sicherheitsmassnahmen (z.B. Einsatz von Firewalls, persönliche Passwörter sowie Verschlüsselungs- und Authentifizierungstechnologien, Zugriffsbeschränkungen, Sensibilisierung und Schulung von Mitarbeitenden).
3. Bearbeitungsrahmen
3.1 Kategorien von Personendaten
Die von der Zürcher Kantonalbank bearbeiteten Personendaten ihrer Bewerbenden umfassen insbesondere:
- Stammdaten, wie z.B. Anrede, Name, Vorname, Geburtsdatum, postalische Adresse, Heimatort, Telefonnummern, E-Mailadressen, Foto, Staatsangehörigkeit, Zivilstand, gegebenenfalls Angaben zur Familie und zur Zusammensetzung des Haushalts (z.B. Lebenspartner, Kinder, andere Personen im selben Haushalt)
- Allgemeine Bewerbungsdaten, wie z.B. Lebenslauf, Zeugnisse, Referenzen, Berufsprofil, erlernter Beruf, ausgeübte Berufe, Positionen und Qualifikationen, Fähigkeiten und Erfahrungen, Arbeitserlaubnis und Arbeitsbewilligung, Leistungs- und Beförderungsdaten
- Gesetzliche oder regulatorisch erforderliche Daten, wie z.B. mögliche Interessenkonflikte, Angaben der Hintergrundprüfung einschliesslich Angaben zum Strafregister und zur finanziellen Integrität wie Betreibungsregisterauskünfte
- Daten zu ausserbetrieblichen Funktionen, wie z.B. öffentlichen Ämtern, privaten ausserbetrieblichen Funktionen oder Willensvollstreckermandaten.
Je nach Bearbeitungszweck und nur sofern zwingend erforderlich können besonders schützenswerte Personendaten (z.B. Parteizugehörigkeit bei offenlegungspflichtigen öffentlichen Ämtern) bearbeitet werden oder die oben genannten Kategorien von Personendaten zu Profilen aggregiert werden (z.B. Lebenslauf bei einer Bewerbung). Diese Profile werden strikt gemäss dem Need-to-Know-Prinzip behandelt.
3.2 Herkunft
Zur Erfüllung der Zwecke gemäss Ziff. 3.4 kann die Zürcher Kantonalbank Personendaten ihrer Bewerbenden insbesondere folgender Herkunft bearbeiten:
-Personendaten, die der Zürcher Kantonalbank von den Bewerbenden mitgeteilt werden, z.B. im Rahmen des Bewerbungsprozesses vom Bewerbenden
-Personendaten, die aufgrund der Inanspruchnahme der technischen Infrastruktur anfallen oder durch arbeitsteilige Prozesse an die Zürcher Kantonalbank übermittelt werden, z.B. bei der Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) oder bei der Zusammenarbeit mit anderen Finanz- oder IKT-Dienstleistern oder Marktplätzen und Börsen.
-Personendaten aus Drittquellen, wie z.B. von Personalvermittlern im Rekrutierungsprozess, Angaben von angegebenen Referenzpersonen, von öffentlich zugänglichen Quellen wie Grundbücher, Handelsregistern oder Dienstleistern für Hintergrundprüfungen im Rahmen von Personensicherheitsprüfungen, öffentlich zugängliche Profile von Berufsnetzwerken wie z.B. LinkedIn oder XING.
Falls Bewerbende der Zürcher Kantonalbank Personendaten Dritter (z.B. Familienmitglieder, Angaben über Arbeitskollegen, Referenzpersonen) bekannt geben, sorgen sie dafür, dass die betroffenen Dritten informiert wurden und die Bekanntgabe rechtmässig ist.
3.3 Dauer der Speicherung
Die Dauer der Speicherung von Personendaten von Bewerbenden bestimmt sich nach dem Zweck der jeweiligen Datenbearbeitung.
Wenn die Bewerbung des Bewerbenden nicht erfolgreich sein sollte, speichert die Zürcher Kantonalbank die Personendaten in der Regel für die Dauer des Bewerbungsprozesses bzw. nur solange wie nötig, ausser der Bewerbende willigt ein, seine Unterlagen für den Fall einer späteren Stellenausschreibung zu speichern.
Für den Fall, dass es zu einer Anstellung kommt, bewahrt die Zürcher Kantonalbank die persönlichen Daten für die Dauer des Arbeitsverhältnisses bzw. gemäss den Bestimmungen einer separaten Datenschutzerklärung, die wir den Bewerbenden zukommen lassen bzw. die den Mitarbeitenden zum Zeitpunkt der Aufnahme des Arbeitsverhältnisses zur Verfügung stehen.
3.4 Zwecke
Die Zürcher Kantonalbank bearbeitet die unter Ziff. 3.1 beschriebenen Personendaten der Bewerbenden gemäss den gesetzlichen Grundlagen (insbesondere Art. 328b des Schweizerischen Obligationenrechts), soweit sie die Eignung für das Arbeitsverhältnis (z.B. Überprüfung von Identität und Eignung, Beurteilung von Fähigkeiten und Interessen, Analyse der bekannt gegebenen Qualifikationen etc.) betreffen, zu weiteren gesetzlichen oder regulatorischen Zwecken sowie für statistische Zwecke, wobei diesfalls keine Rückschlüsse auf einzelne Bewerbende gezogen werde können.
Sofern Sie uns nichts anderweitig mitteilen, behalten wir uns ausserdem vor, Ihre Bewerbung auch für andere geeignete Stellen innerhalb unseres Unternehmens entgegenzunehmen und zu prüfen.
3.5 Grundlage für die Bearbeitung von Personendaten
Je nachdem zu welchen Zwecken Personendaten von Bewerbenden bearbeitet werden, beruht die Datenbearbeitung auf folgender Grundlage:
- Eignung/Anbahnung des Arbeitsverhältnisses
- Wahrung berechtigter Interessen der Bank (z.B. Statistik)
- Erfüllung gesetzlicher oder regulatorischer Zwecken der Zürcher Kantonalbank
- Erteilung von Referenzauskünften.
- Allfällige weitere Zwecke, wofür Bewerbende eine Einwilligung gegeben haben.
3.6. Kategorien vorgesehener Empfänger, Garantien und Auslandbekanntgabe
Innerhalb der Zürcher Kantonalbank erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf die Personendaten von Bewerbenden, welche diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben und der vorliegend mitgeteilten Zwecke (vgl. Ziff. 3.4) zwingend benötigen. Dies sind insbesondere Personalfachleute sowie die für die Auswahl der Stellenbesetzung verantwortlichen Linienvorgesetzten.
Die Zürcher Kantonalbank gibt Personendaten von Bewerbenden nur an folgende Dritte bzw. in folgenden Fällen bekannt:
- Gerichte oder Behörden zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten und zur Wahrung berechtigter Interessen der Zürcher Kantonalbank z.B. in Rechtsstreitigkeiten.
- Vertragspartner bzw. Auftragsbearbeiter, wenn diese die Personendaten benötigen, um ihre vertraglich vereinbarten Leistungen gegenüber der Zürcher Kantonalbank erbringen zu können. Solche sorgfältig ausgewählten Vertragspartner werden verpflichtet, die weitergeleiteten Personendaten vertraulich zu behandeln.
Auftragsbearbeiter sind Dritte, welche Personendaten von Bewerbenden im Auftrag und für die oben genannten Zwecke bearbeiten, z.B. IKT-, Marketing-, Vertriebsdienstleister Betrugsbekämpfungsstellen, Kreditauskunfteien oder Beratungsgesellschaften, Software-Partners oder Kommunikationsdienstleister. Findet eine Bekanntgabe von Personendaten von Bewerbenden an einen solchen Auftragsbearbeiter im In- oder Ausland statt, darf der Auftragsbearbeiter die erhaltenden Personendaten nur so bearbeiten, wie die Zürcher Kantonalbank selbst. Die Zürcher Kantonalbank wählt ihre Auftragsbearbeiter sorgfältig aus und verpflichtet sie vertraglich dazu, die Vertraulichkeit sowie die Sicherheit der Personendaten von Bewerbenden mit technischen und organisatorischen Massnahmen zu gewährleisten.
Müssen Personendaten von Bewerbenden u.U. auch Dritten (inkl. Auftragsbearbeitern) mit Sitz in Ländern bekanntgegeben werden, in denen kein angemessenes Datenschutzniveau vorherrscht (z.B. Übermittlung von Identifikationsmitteln wie ID an ausländische Marktplätze). Über kein angemessenes Datenschutzniveau verfügen z.B. die Vereinigten Staaten von Amerika. Bei einer Übermittlung in ein solches Land verlangt die Bank, dass der Empfänger angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz von Personendaten trifft (z.B. mittels der Vereinbarung von sog. EU Model Clauses oder anderer Vorkehrungen oder gestützt auf Rechtfertigungsgründe; eine Kopie der EU Model Clauses kann kostenlos bei der Zürcher Kantonalbank bezogen werden).
Die Bearbeitung der Bewerberdaten erfolgt in der Schweiz.
4. Rechte
Jeder Bewerbende hat das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Widerspruch (zur Geltendmachung siehe Ziff. 5 nachstehend). Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzbehörde. Es gilt zu beachten, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Bearbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgen, sind davon nicht betroffen.
5. Kontaktdaten und Ausübung der Rechte
Allgemeine Fragen, Anregungen und Bemerkungen sowie die Geltendmachung der vorstehend in Ziff. 4 beschriebenen Rechte können Bewerbende an das Recruiting der Zürcher Kantonalbank richten.
Zürcher Kantonalbank
Bahnhofstrasse 9
8001 Zürich
Briefadresse: Postfach, 8010 Zürich
Zur Ausübung der Rechte gemäss Ziff. 4: Zürcher Kantonalbank, Recruiting, Postfach, 8010 Zürich
Bewerbende, die mit der Reaktion der Zürcher Kantonalbank nicht zufrieden sind, haben das Recht, Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einzulegen.
6. Stand der Datenschutzerklärung
Die vorliegende Datenschutzerklärung legt allgemein die Bearbeitung von Personendaten von Bewerbenden durch die Zürcher Kantonalbank dar. Die Zürcher Kantonalbank behält sich vor, diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit anzupassen. Im Falle einer solchen Anpassung wird die überarbeitete Datenschutzerklärung auf den Online-Bewerbungsportalen der Zürcher Kantonalbank aufgeschaltet.
Diese Datenschutzerklärung der Zürcher Kantonalbank für Bewerbende ersetzt sämtliche früheren Fassungen.