Sekretär:in Generaldirektion
80% - 100% | Management-Support / Stab | Zürich | Berufserfahrene
Als Sekretär:in der Generaldirektion übernimmst du eine zentrale Rolle im CEO-Office. Du stellst sicher, dass die Sitzungen der Generaldirektion effizient vorbereitet, durchgeführt sowie nachbearbeitet werden und leistest damit einen direkten Beitrag zur Steuerung der Bank. Mit deinem Bankfachwissen, deiner strukturierten Arbeitsweise und deinem Blick fürs Ganze sorgst du dafür, dass Entscheide auf einer soliden Grundlage getroffen werden können. In einem Stabsteam arbeitest du eng mit dem Vorsitzenden der Generaldirektion, dem Chief of Staff sowie weiteren internen Anspruchsgruppen zusammen. Dabei bewegst du dich täglich im direkten Umfeld der Geschäftsleitung unserer Bank.
Deine Aufgaben
- Planen und organisieren der Sitzungen der Generaldirektion inklusive Jahres- und rollender Planung, Sitzungskalender, Fristen und Meilensteinen
- Steuern des Traktanden- und Dossiermanagements für die Generaldirektion
- Prüfen der eingereichten Vorlagen sowie Sicherstellen der Einhaltung von Standards und des Organisationsreglements
- Protokollieren, dokumentieren und nachbearbeiten der Sitzungen der Generaldirektion
- Koordinieren der bankratsrelevanten Geschäfte in Zusammenarbeit mit dem Generalsekretariat Bankpräsidium/Bankrat
- Mitwirken bei der Weiterentwicklung der Gremienarbeit in Bezug auf Prozesse, Vorlagen, digitale Tools sowie Richtlinien, Weisungen und dem Organisationsreglement
- Unterstützung des Chief of Staff bei ausgewählten Aufgaben
Dein Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ergänzt durch eine Paralegal-Ausbildung oder eine Weiterbildung in Betriebswirtschaft, Direktionsassistenz oder Projektmanagement
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion im Generalsekretariat, GD-/VR-Sekretariat oder in einer Stabsfunktion
- Fundiertes Bankfachwissen und sehr gutes Verständnis von Abläufen, Entscheidungswegen und Governance-Strukturen einer Bank oder in einem regulierten Unternehmen
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (insbesondere PowerPoint, Word, Excel) sowie Erfahrung mit Kollaborationstools und Dokumentenmanagementsystemen
- Ausgeprägte Organisations- und Planungskompetenz sowie eine strukturierte, vorausschauende und zuverlässige Arbeitsweise
- Hohe Sorgfalt und Genauigkeit, Diskretion und Integrität sowie eine dienstleistungsorientierte und pragmatische Haltung
- Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse sind von Vorteil
Unser Angebot
- Ein motiviertes CEO-Stabsteam, das sich auf die Zusammenarbeit mit dir freut
- Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit im direkten Umfeld der Generaldirektion mit vielen Einblicken in die Steuerung der Bank
- Die Möglichkeit, deine Ideen einzubringen und die Weiterentwicklung der Gremienarbeit aktiv mitzugestalten
- Vielfältige Möglichkeiten, dich persönlich und fachlich weiterzuentwickeln
- Zentraler und moderner Arbeitsplatz mit guter Verkehrsanbindung
- Umfassendes Paket mit attraktivem Grundsalär, variabler Vergütung und vielseitigen Benefits
