Materialwissenschaft und Technologie sind unsere Leidenschaft. Mit unserer Spitzenforschung leisten die rund 1'100 Mitarbeitenden der Empa entscheidende Beiträge zum Wohle der Gesellschaft für eine lebenswerte Zukunft. Die Empa ist eine Forschungsinstitution des ETH-Bereichs.
Ihre Aufgaben
- Sie organisieren und führen das Abteilungssekretariat und unterstützen den Abteilungsleiter und die Gruppenleiterinnen und Gruppenleiter.
- Sie verwalten das Abteilungsbudget und die Forschungsprojekte mit der Finanzmanagement-Software SAP und sind für das Projektcontrolling zuständig.
- Sie koordinieren und erstellen die Finanzreports in Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung.
- Sie bearbeiten das Auftrags-, Bestell- und Rechnungswesen in SAP und sind Superuser der Abteilung für SAP und das Zeiterfassungssystem.
- Sie organisieren Reisen, Meetings und Veranstaltungen und stehen neuen Mitarbeitenden und ausländischen (Gast-) Wissenschaftlern mit Rat und Tat zur Seite.
- Sie pflegen die Datenbankinhalte (Publikationen, Konferenzen, Projekte, Aufträge, Adressen) und koordinieren das Archivieren.
- Sie pflegen und aktualisieren die Internetseiten und Social Media der Abteilung sowie Abteilungsbroschüren und Flyer.
Ihr Profil
- Kaufmännische Ausbildung, evtl. mit BMS oder Matura, oder akademische Ausbildung, einige Jahre Berufserfahrung in administrativer Funktion, Erfahrungen aus ETH/Universitäten/Fachhochschulen sind sehr von Vorteil
- Hohe Sozialkompetenz und Teamfähigkeit
- Flair für Zahlen, Technik und Forschung, sowie starke organisatorische Fähigkeiten
- Ausgeprägte Dienstleistungsmentalität, Eigeninitiative und sehr strukturierte Arbeitsweise
- Sehr fundierte Kenntnisse im Umgang mit MS Office, SAP, Adobe Acrobat und Internet; Kenntnisse in Bildbearbeitungsprogrammen von Vorteil
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Advanced-/Proficiency-Level); weitere Fremdsprachen von Vorteil
Unser Angebot
Wir bieten wir Ihnen ein anspruchsvolles und vielseitiges Aufgabengebiet in einem dynamischen, multikulturellen und international ausgerichteten Forschungsumfeld. Wenn Sie gerne sehr selbständig arbeiten, den Kontakt zu Menschen mögen, dienstleistungsorientiert, belastbar und flexibel sind, freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme!
(a) steht in unseren Stelleninseraten für «alle».
Wir leben eine Kultur der Inklusion und des Respekts. Bei uns sind alle Menschen willkommen, die Lust auf innovative, nachhaltige und sinnstiftende Tätigkeiten haben. Nur das zählt – und nicht Alter, Geschlecht, Herkunft, Religion, sexuelle Orientierung etc...
Patricia
Nitzsche,
Stv. Leiterin Personal / Dep. Head Human Resources