Sachbearbeiter:in Zentrale Studienadministration und International Office (80%)

• Sie erfassen und pflegen Daten in den Hochschuladministrationssystemen Evento und Mobility Online.
• Sie unterstützen die Zentrale Studienadministration bei verschiedenen Prozessen entlang des Student Life Cycle, insbesondere bei Immatrikulationen, Semesteranmeldungen, Semesterrechnungen, Studienbestätigungen, Abschlussdokumenten und Exmatrikulationen.
• Sie bearbeiten die Korrespondenz des International Office mit Partnerhochschulen, Studiengängen, Studierenden und Mitarbeitenden.
• Sie sind zentrale Ansprechperson für Fragen rund um die studentische und Mitarbeitendenmobilität sowie für Anliegen internationaler Studierender.
• Sie erstellen und aktualisieren Informationsmaterialien und organisieren sowie führen Informationsveranstaltungen zum Thema Mobilität durch.
• Sie pflegen und aktualisieren die Inhalte zum Bereich International auf der Website und im FHNW-Intranet «Inside».
• Sie übernehmen die Kontierung von Eingangsrechnungen, erstellen Ausgangsrechnungen und bearbeiten Kassen- und Kreditkartenabrechnungen.
• Sie unterstützen bei allgemeinen kaufmännischen und administrativen Aufgaben, beispielsweise im Schalter- und Telefondienst, bei der Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie bei der Bestellung von Büromaterial.

Sie sind eine teamfähige, engagierte und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit, arbeiten selbstständig und strukturiert und übernehmen gerne Verantwortung. Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung oder einen Bachelorabschluss sowie über mehrjährige Berufserfahrung im administrativen Umfeld. Die Zusammenarbeit mit Studierenden bereitet Ihnen Freude. Sie begegnen unterschiedlichen Anliegen mit Geduld, Verständnis und einer zuvorkommenden Haltung und behalten auch in einem vielseitigen und dynamischen Arbeitsumfeld den Überblick.

Darüber hinaus bringen Sie folgende Qualifikationen und Erfahrungen mit:

• Erfahrung im Hochschulbereich oder International Office ist von Vorteil, jedoch keine Voraussetzung
• Versierter Umgang mit MS Office 365 und MS Teams
• Erfahrung mit Evento, Mobility Online oder einer anderen Hochschuladministrationssoftware von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Fremdsprachenkenntnisse sind von Vorteil
• Eine selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Eine schnelle Auffassungsgabe sowie die Bereitschaft, sich proaktiv einzubringen und Verantwortung zu übernehmen
• Ausgeprägte Teamfähigkeit, Hilfsbereitschaft und Freude an der Zusammenarbeit
• Eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Freude daran, Studierende und Mitarbeitende kompetent und freundlich zu unterstützen

Die Zentrale Studienadministration begleitet die administrativen Prozesse entlang des gesamten Student Life Cycle – von der Immatrikulation bis zum Studienabschluss. Das International Office ist Teil der Zentralen Studienadministration und verantwortet die studentische sowie die Mitarbeitendenmobilität.

In dieser vielseitigen Funktion verbinden Sie administrative Aufgaben mit internationalen Themen und stehen in engem Austausch mit Studierenden, Mitarbeitenden und Partnerhochschulen im In- und Ausland.