Datenschutzhinweise für Online-Bewerbungen
1. Verantwortlicher
Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutzgesetzgebung ist: Gilgen Door Systems AG, Freiburgstrasse 34, 3150 Schwarzenburg, Schweiz. Der Schutz Ihrer Privatsphäre ist Gilgen Door Systems AG («Gilgen») ein wichtiges Anliegen. Deshalb möchten wir Sie hiermit informieren, welche Daten wir über Sie speichern, wie wir diese verwenden und welche Rechte Sie haben.
2. Geltungsbereich
Die vorliegenden Datenschutzhinweise für Online-Bewerbungen gelten für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch Gilgen im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) und der Schweiz. Sie beziehen sich auf Daten von Bewerberinnen und Bewerbern bei Gilgen. Für berücksichtigte Bewerberinnen und Bewerber löst das Arbeitsrecht die vorliegenden Datenschutzhinweise ab.
3. Anwendbares Recht
Die vorliegenden Datenschutzhinweise und die darin erwähnten Datenbearbeitungen richten sich nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Auf Arbeitsverhältnisse in der Schweiz ist dasSchweizerische Datenschutzgesetz (DSG) anwendbar. Bitte beachten Sie, dass das neue DSG am 1. September 2023 in Kraft tritt.
4. Arten von personenbezogenen Daten
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens werden neben Anrede, Name, Vorname, Geburtsdatum, Nationalität, die üblichen Korrespondenzdaten, die Sie uns zur Verfügung stellen, wie Postanschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummern erhoben und in unserer Bewerberdatenbank gespeichert. Zudem werden alle von Ihnen im Zusammenhang mit der Bewerbung eingereichten Dokumente erfasst. Weitere Informationen von Ihnen, welche Sie allenfalls in Online-Karriere-Netzwerken oder Job-Portalen angegeben haben, können wir ebenfalls verarbeiten.
5. Rechtmässigkeit der Datenverarbeitung
Im Geltungsbereich der DSGVO verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nur, wenn wir dafür eine entsprechende Rechtsgrundlage haben. Es sind dies beispielsweise:
· Spezifische nationale Datenschutzbestimmungen, welche Arbeitsverhältnisse regeln (vgl. z.B. für Deutschland den § 26 BDSG «Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses»);
· Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO);
· Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten gegenüber Ihnen und zur Vornahme allfälliger vorvertraglicher Massnahmen wie z.B. das Aufsetzen eines Anstellungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO);
· Erfüllung unserer notwendigen rechtlichen Pflichten wie z.B. der gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO);
· Wahrung der berechtigten Interessen von Gilgen bzw. der Gilgen-Gruppe und ihrer Gesellschaften wie z.B. der Sicherheit unserer IKT-Infrastruktur (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Für die Rekrutierung und Bewerbungsabwicklung von Arbeitsverhältnissen in der Schweiz gelten die eben erwähnten Rechtsgrundlagen sinngemäss.
6. Verwendungszweck Ihrer personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden ausschliesslich im Rahmen Ihrer Bewerbung bei Gilgen und für die betreffende Stellenbesetzung, für welche Sie sich beworben haben, bearbeitet. Ihre Daten können zur Erfüllung dieses Zweckes an unsere für Online-Bewerbungen beauftragten Dienstleister (siehe nachstehend) weitergegeben werden. Schliesslich kann Gilgen die Daten für statistische Zwecke (z.B. Reporting) bearbeiten, wobei keine Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich sind.
7. Zugangsberechtigungen zu Ihren Daten
Ihre Daten werden nur innerhalb des betreffenden Unternehmens, bei welchem Sie sich bewerben, verarbeitet und an keine anderen Gesellschaften der Unternehmensgruppe weitergegeben.
Im Rahmen einer konkreten Bewerbung haben innerhalb des betreffenden Unternehmens ausschliesslich Personen, welche mit der Besetzung der Stelle/n zu tun haben, Einblick in die von Ihnen bekannt gegebenen Daten. Dies sind insbesondere die Mitarbeitenden von Human Resources (HR) sowie der/die für die Auswahl verantwortlichen Linienvorgesetzten innerhalb des betreffenden Unternehmens, bei welchem Sie sich beworben haben.
Einsicht in den Bewerbungspool (Initiativbewerbungen) haben alle Mitarbeitenden des HR. Erst wenn eine solche Bewerbung für eine konkrete Stelle in die engere Auswahl kommt, erhält der/die betreffende Linienvorgesetzte Einblick in die von Ihnen bekannt gegebenen Daten.
In Ausnahmefällen haben auch Mitarbeitende der von uns beauftragten Dienstleister (siehe nachstehend) zu Supportzwecken Einblick in die von Ihnen bekannt gegebenen Daten.
8. Beauftragte Dienstleister
Für die möglichst benutzerfreundliche Online-Bewerbung und professionelle Bewirtschaftung Ihrer Daten haben wir spezialisierte Unternehmen beauftragt. Aktuell ist dies folgender Dienstleister:
· Refline AG, Schweiz
Mit dem von uns beauftragten Dienstleister haben wir zum Schutz Ihrer Daten ein Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen. Ihre Daten werden in der Schweiz auf den Systemen unseres E-Recruting Partners Refline AG gespeichert und verarbeitet (Rechtsgrundlagen der Datenbearbeitung: Art. 6 Abs. 1 lit. a und lit. f DSGVO; Schweizer Datenschutzrecht: Art. 10a DSG bzw. Art. 9 des neuen DSG).
9. Datensicherheit und Geheimhaltungspflichten
Gilgen hat die notwendigen organisatorischen und technischen Massnahmen ergriffen, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Bewerbung und den damit verbundenen Datenbearbeitungen sicherzustellen. Insbesondere sind sämtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Gilgen wie auch die von uns beauftragten Dienstleister im Rahmen ihres Anstellungsvertrages bzw. der Auftragsdatenverarbeitung zu strikter Geheimhaltung über personenbezogene Daten verpflichtet worden. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt. Die Datenverarbeitung erfolgt anhand anerkannter Sicherheitsstandards gemäss aktuellem Stand der Technik.
10. Löschung der Daten von unberücksichtigten Bewerbenden
Daten und Unterlagen von nicht berücksichtigten Bewerbenden im Zusammenhang mit einer konkreten Bewerbung auf eine offene Stelle werden spätestens sechs (6) Monate nach Stellenbesetzung gelöscht. Dies, weil unser Unternehmen bis dahin gesetzliche Vorgaben zu erfüllen hat (z.B. die Einhaltung der Stellenmeldepflicht zur Steuerung der Zuwanderung in der Schweiz).
11. Ihre Rechte
Ihnen stehen bezüglich Ihrer bei uns gespeicherten Daten die gesetzlich verankerten Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerruf und Widerspruch zu. Diese Rechte sind keine uneingeschränkten Rechte und können Ausnahmen oder Beschränkungen unterliegen (z.B. wenn Ihre personenbezogenen Daten für gesetzliche oder vertragliche Verpflichtungen gespeichert wurden, gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder zu Beweiszwecken benötigt werden). Bitte wenden Sie sich zur Ausübung Ihrer Rechte an das zuständige HR: für Gilgen Schweiz bitte an:jobs@gilgends.com und für Gilgen Deutschland bitte an:jobs.gdde@gilgends.com
Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstösst oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten der Gilgen Gruppe unter folgender E-Mail-Adresse wenden:privacy@gilgends.com. Sie können sich auch an die Datenschutzbehörde in der Rechtsordnung, in der Sie leben oder arbeiten, wenden und beschweren.
Letzte Änderung: 10. Mai 2023