Datenschutzerklärung
1. Schutz der Privatsphäre
Abraxas ist der Schutz der Privatsphäre bei der Benutzung unserer Homepage ein wichtiges Anliegen. Wir nehmen den Schutz von Personendaten sehr ernst. Deshalb möchten wir mit dieser Datenschutzerklärung Transparenz schaffen und aufzeigen, wann wir welche Daten speichern und wie wir sie bearbeiten. Zusätzlich möchten wir unsere Massnahmen zum Datenschutz erläutern. Verantwortlicher für die Datenbearbeitung:
Abraxas Informatik AG
St. Leonhard-Strasse 80
9001 St. Gallen
datenschutz@abraxas.ch
2. Geltungsbereich der Datenschutzerklärung
Datenbearbeitung im Rahmen der Benutzung der Bewerbungsmaske und der administrativen Bearbeitung der Bewerbung im Rahmen unseres Tools. Für berücksichtigte Bewerbende löst das Arbeitsrecht die vorliegende Datenschutzerklärung ab.
Auf die vorliegende Datenschutzerklärung ist das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) anwendbar.
3. Bearbeitung von Personendaten
Während des Bewerbungsverfahrens werden neben Anrede, Name, Vorname, Geburtsdatum, Heimatort, Nationalität die üblichen Korrespondenzdaten wie Postanschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummern in der Datenbank der Bewerbenden gespeichert. Zudem werden alle im Zusammenhang mit der Bewerbung eingereichten Dokumente erfasst, sowie allfällige Notizen aus Bewerbungsgesprächen, Referenzauskünfte oder Ergebnisse von Assessments . Referenzauskünfte werden grundsätzlich nur mit vorgängiger Information der Bewerbenden eingeholt.
Diese Daten werden ausschliesslich im Rahmen der Bewerbung gespeichert, ausgewertet, bearbeitet oder intern weitergeleitet. Die Daten können für statistische Zwecke (z. B. Reporting) bearbeitet werden. Dabei sind keine Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich.
Wir erlauben uns die von dir angegebene Vermittlungsperson innerhalb Abraxas über den Erhalt deiner Bewerbung zu informieren und mitzuteilen, dass sie als Empfehlerin oder Empfehler erfasst wurde und für eine allfällige Referenzauskunft kontaktiert werden kann.
4. Verwendungszweck von Personendaten
Personendaten werden ausschliesslich im Rahmen der Bewerbung und für die Stellenbesetzung bearbeitet.
5. Einwilligung und Grundlage der Datenbearbeitung
Das Betätigen der Schaltfläche „Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen“ gilt als Bestätigung, dass die Bewerbenden die vorliegende Datenschutzerklärung gelesen haben. Die Personendaten werden Abraxas zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens sowie der Stellenbesetzung zur Verfügung gestellt. Die Kenntnisnahme der Datenschutzerklärung wird protokolliert.
Die Bearbeitung erfolgt zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens sowie zur Wahrung unserer berechtigten Interessen. Soweit erforderlich, holen wir eine Einwilligung der Bewerbenden ein.
Die Personendaten werden auf unseren Systemen gespeichert und bearbeitet (Grundlage der Datenbearbeitung: Art. 13 Abs. 1 DSG).
Falls du die freiwillige Option nutzt, deine Bewerbung oder Spontanbewerbung via «One-Click-Option» einzureichen, werden Daten aus deinem Lebenslauf automatisiert ausgelesen und in vorstrukturierte Datenfelder abgefüllt. Das Auslesen der Daten erfolgt mithilfe einer eigenen Lösung unseres Softwarepartners Refline AG, die auf einer OCR-basierten Analyse und künstlicher Intelligenz beruht. Die Verarbeitung erfolgt auf der Infrastruktur von Refline AG sowie für den technischen OCR-Verarbeitungsschritt temporär auf einer Recheneinheit von Stepping Stone AG (Serverstandort: Schweiz). Diese dient ausschliesslich zur Verarbeitung und speichert keine Daten dauerhaft. Die weitere Strukturierung und Speicherung der extrahierten Daten erfolgt ausschliesslich auf den Servern von Refline AG in der Schweiz. Die Nutzung dieser Option ist freiwillig. Das Bewerbungsformular kann jederzeit auch manuell ausgefüllt werden.
6. Datenschutz und Vertraulichkeit
Abraxas hat die notwendigen organisatorischen und technischen Massnahmen ergriffen, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Bewerbung sicherzustellen. Sämtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unseres Unternehmens sowie zum Support beigezogene Dritte sind im Rahmen ihres (arbeits-)vertraglichen Auftragsverhältnisses zu strikter Geheimhaltung über Personendaten verpflichtet.
Die Datenübertragung erfolgt SSL-verschlüsselt . Die Datenbearbeitung erfolgt anhand allgemeiner Standards zur Datensicherheit gemäss aktuellem Stand der Technik. Abraxas setzt darüber hinaus technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen ein, um die zur Verfügung gestellten Daten durch zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Änderungen, Zerstörung oder Zugriff unberechtigter Personen zu schützen.
Im Falle der Erhebung und Bearbeitung von Personendaten werden die Informationen in verschlüsselter Form übertragen, um einem Missbrauch der Daten durch Dritte vorzubeugen. Die Sicherungsmassnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend angepasst.
Zugriffe auf die Systeme werden protokolliert.
7. Zugriff auf die Daten
Die uns bekannt gegebenen Daten werden vertraulich behandelt. Im Rahmen einer konkreten Bewerbung haben innerhalb Abraxas ausschliesslich Personen, welche mit der Besetzung der Stelle/n zu tun haben, Einblick in die bekannt gegebenen Daten.
Sofern uns nichts anderes mitgeteilt wird, behalten wir es uns vor, die Bewerbung auch für andere geeignete Stellen innerhalb unseres Unternehmens entgegenzunehmen und zu prüfen.
Einsicht in die uns bekannt gegebenen Daten haben insbesondere die Personalfachleute sowie der/die für die Auswahl verantwortlichen Linienvorgesetzte innerhalb Abraxas. Einsicht in den Bewerbungspool (Initiativbewerbungen) haben alle Mitarbeitenden der Personalabteilung unseres Unternehmens. Erst wenn eine solche Bewerbung für eine konkrete Stelle in die engere Auswahl kommt, erhält der/die betreffende Linienvorgesetzte Einblick in die uns bekannt gegebenen Daten.
In Ausnahmefällen haben auch einzelne zu Supportzwecken beigezogene Mitarbeitende Einblick in die uns bekannt gegebenen Daten.
Für das Bewerbungsmanagement setzen wir einen externen Cloud-Dienstleister (Auftragsbearbeiter) ein. Dieser bearbeitet Personendaten ausschliesslich in unserem Auftrag und gemäss unseren Weisungen. Die Datenbearbeitung erfolgt ausschliesslich in der Schweiz.
Im Rahmen der Nutzung von IT-Diensten kann nicht ausgeschlossen werden, dass in Einzelfällen technische Zugriffsmöglichkeiten aus dem Ausland (insbesondere den USA) bestehen. In solchen Fällen stellen wir sicher, dass geeignete gesetzliche Garantien eingehalten werden. Soweit erforderlich, erfolgen solche Bekanntgaben gestützt auf die vom Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) anerkannten Standarddatenschutzklauseln (SCCs).
Die Daten werden auf keinen Fall an weitere Unternehmen oder Personen weitergegeben oder für andere Zwecke verwendet.
8. Auskunftsrecht
Mit einem Auskunftsbegehren kann Auskunft darüber verlangt werden, welche Daten bearbeitet werden. Dazu benötigt unsere Personalabteilung einen Identifikationsausweis. Es besteht jederzeit die Möglichkeit, die elektronischen Daten ändern oder löschen zu lassen. Eine erteilte Einwilligung zur Bearbeitung von Personendaten kann widerrufen werden. In diesem Falle wird die Bewerbung umgehend gelöscht.
Es besteht zudem das Recht auf Berichtigung sowie – soweit anwendbar – Einschränkung der Bearbeitung.
Unsere Personalabteilung ist darüber zu informieren.
hr@abraxas.ch / 058 660 00 00
9. Datenschutzbehörde
Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) ist Beratungs- und Aufsichtsbehörde in Datenschutzfragen.
Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter
Feldeggweg 1
3003 Bern
Schweiz
10. Löschung der Daten von unberücksichtigten Bewerbenden
Bewerbungsunterlagen von nicht berücksichtigten Bewerbenden im Zusammenhang mit einer konkreten Bewerbung auf eine offene Stelle werden spätestens sechs (6) Monate nach Stellenbesetzung gelöscht, weil unser Unternehmen bis dahin allenfalls gesetzliche Vorgaben zu erfüllen hat (z. B. Einhaltung von SECO-Vorgaben).
Daten aus Initiativbewerbungen oder Bewerbungen für einen Bewerbungspool werden ebenfalls spätestens nach vierzehn (14) Monaten gelöscht, sofern keine längere Aufbewahrung vereinbart wurde.
Unbesehen des Vorstehenden besteht jederzeit die Möglichkeit, die elektronischen Daten mit Eingabe bei vorstehendem Kontakt (Ziffer 8) löschen zu lassen.
11. Automatisierte Entscheidungen
Es erfolgt keine automatisierte Einzelentscheidung im Sinne des anwendbaren Datenschutzrechts. Es erfolgt kein Profiling mit hohem Risiko im Sinne des anwendbaren Datenschutzrechts.
12. Haftung
Die Bewerbung auf elektronischem Weg erfolgt über gesicherte Systeme nach aktuellem Stand der Technik. Trotz angemessener technischer und organisatorischer Sicherheitsmassnahmen kann ein vollständiger Schutz vor unbefugten Zugriffen nicht in jedem Fall gewährleistet werden.
Im Übrigen richtet sich die Haftung nach den gesetzlichen Bestimmungen. Es ist Schweizer Recht anwendbar. Gerichtsstand ist der Sitz unseres Unternehmens.