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Sachbearbeitung zentrale Administration 80 - 100 % (m/w/d)
Caritas Schweiz führt seit März 2024 im Auftrag des Kantonalen Sozialamts (KSA) an aktuell fünf Standorten im Kanton Zürich Asylzentren für Familien, Einzelpersonen und unbegleitete Minderjährige (MNA). Die zentrale Administration ist für die Erfassung der Klient*innen-Stammdaten sowie Dossiermutationen verantwortlich. Zudem werden sämtliche klientenbezogenen Rechnungen geprüft, bei Bedarf interne Kostengutsprachen eingeholt, kontiert und zur Zahlungsfreigabe an die Zentrumsleitungen weitergeleitet. Des Weiteren stellt die zentrale Administration die Versicherungspflicht aller Klient:innen in den Mandaten Zürich sicher. Für diese standortsübergreifende Tätigkeit suchen wir im Mandatsbüro am Bleicherweg nach Verstärkung.
Ihre Aufgaben
- Erfassung der Stammdaten und Weitergabe der Dossiers an die Zentren zur Bearbeitung
- Bearbeitung von Statuswechseln und Veränderungen der Haushaltsgrösse
- Prüfung, Verarbeitung und Verbuchung von klientenbezogenen Rechnungen und Gutschriften in Tutoris
- Sicherstellung der Einhaltung sowie Weiterentwicklung der Vorgaben von Caritas Schweiz im Fachbereich Administration und Finanzen
- Mitarbeit beim Aufbau des Organisationshandbuches, Arbeitsanweisungen und Checklisten
- Interdisziplinäre Zusammenarbeit (Fachbereiche Gesundheit, Sozialarbeit und Fallführung)
- Sicherstellung der Versicherungspflicht aller Klient*innen in den Mandaten Zürich
- Verarbeitung sämtlicher gesundheitsbezogener Rechnungen inkl. Prämien- und Leistungsabrechnungen sowie Rückforderung bei der Krankenkasse
- Übernahme eines Verantwortungsbereiches (z.B. zahnärztliche Leistungen) inklusive Erstellen/Überarbeiten von Prozessabläufen, Pflege des Wissensmanagements und Schulung des Teams im Verantwortungsbereich, Ansprechperson für interne und externe Stellen im Verantwortungsbereich
Unsere Anforderungen
- Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich (mind. E-Profil)
- Mindestens drei Jahre Berufserfahrung im administrativen Bereich, vorzugsweise in der öffentlichen Sozialhilfe und/oder öffentlichen Verwaltung im Kanton Zürich
- Kenntnisse und Erfahrungen im Asylwesen
- Mindestens ein Jahr Buchhaltungserfahrung, speziell Rechnungsverarbeitung inkl. Kontrolle und Kontierung
- Sehr gute Computeranwenderkenntnisse (v.a. MS-Office inkl. Teams, SharePoint und Internet) idealerweise mit Fallführungssoftware Tutoris
- Sehr gute mündliche und schriftliche Deutschkenntnisse
- Ausgeprägte Fachführungs- und Kommunikationsfähigkeiten
- Fähigkeit und Resilienz in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten
- Rasche Auffassungsgabe, vernetztes Denken und Handeln