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Administrative Mitarbeiter/in Asyl 100 % in Sihlau, Adliswil (m/w/d)
Caritas Schweiz führt seit Februar 2025 im Auftrag des kantonalen Sozialamts (KSA) an aktuell fünf Standorten im Kanton Zürich Asylzentren für Familien, Einzelpersonen und unbegleitete Minderjährige (MNA). Das Durchgangszentrum Sihlau in Adliswil bietet Platz für rund 140 geflüchteten Personen. Das Zentrum ist familienfreundlich eingerichtet und befindet sich zentrumsnah in einer grünen Umgebung.
Ihre Aufgaben
- Administrative Mitarbeit in der Dossierführung der Bewohnenden, Erstellung der physischen Ein- und Austrittsdossiers sowie korrekte Ablage von Dokumenten und Mutationsmeldungen bei Ein- und Austritten
- Verwaltung und Bestellung von Leihtickets (übertragbare Monatsabonnemente und Einzeltickets)
- Erfassung, Erstellung und Pflege von Daten und Listen (z. B. Belegungsmeldungen)
- Aufbereitung von Traktanden sowie Protokollführung bei Sitzungen
- Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post sowie Weiterleitung an die zuständigen Stellen
- Bewirtschaftung des Postfachs des Zentrums und Weiterleitung von E Mails an die zuständigen Stellen
- Unterstützung des Empfangsdienstes bei der Bedienung der Telefonzentrale
- Unterstützung der Zentrumsleitung in buchhalterischen Aufgaben (Kassen und Postkontoführung sowie Mithilfe bei Monats- und Quartalsabschlüssen)
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Auszahlungen der zweiwöchentlichen Fürsorgeleistungen sowie von Einzel- und Austrittsauszahlungen
Unsere Anforderungen
- Abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung im administrativen oder sozialen Bereich sowie mindestens zwei Jahre Berufserfahrung; Erfahrung im Migrationsbereich von Vorteil
- Fachkenntnisse in Administration und einfacher Buchhaltung
- Sehr gute PC Kenntnisse (Word, Excel, Outlook und Internet)
- Fliessende Deutschkenntnisse, weitere Fremdsprachenkenntnisse von Vorteil
- Selbständige, belastbare Persönlichkeit mit ausgeprägter Organisationsfähigkeit sowie kundenorientiertem Auftreten
- Ausgeprägte Sozial-, Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie Interesse an anderen Kulturen
- Verantwortungsbewusster Umgang mit sensiblen Informationen und Personendaten unter Einhaltung der Datenschutzbestimmungen