Das Richtige tun. In der Schweiz und in rund 20 Ländern auf vier Kontinenten. Engagieren Sie sich mit uns für die Vision einer solidarischen Gesellschaft, als
Leiter/in Bereichssekretariat HR 80 %
Caritas Schweiz ist ein führendes Hilfswerk im Bereich der Entwicklungszusammenarbeit und der Humanitären Hilfe. Der Bereich HR bietet rund 780 festangestellten Mitarbeitenden in der Schweiz und weltweit eine professionelle und umfassende Unterstützung im HR-Management.
Sind Sie ein echtes Multitasking-Talent, das sich in einem dynamischen Umfeld wohlfühlt? Sie lieben es, administrative Prozesse effizient zu steuern, behalten auch bei komplexen Abläufen den Überblick und kommunizieren souverän mit unterschiedlichen Ansprechpersonen? Dann sind Sie genau die richtige Verstärkung für unser Team im Bereich HR!
Ihre Aufgaben
In dieser Schlüsselposition sorgen Sie für eine reibungslose Organisation und unterstützen sowohl die Bereichsleiterin HR als auch den HR-Bereich mit Ihrem administrativen Geschick. Ihre Hauptaufgaben umfassen:
Unterstützung der Bereichsleiterin HR
- Aufbereitung von Unterlagen für die Geschäftsleitung
- Unterstützung bei der Rekrutierung (Stellenausschreibungen, Organisation, Dossiers, Räumlichkeiten)
- Terminmanagement für die Bereichsleiterin sowie Planung und Organisation von Terminen und Events für das Team HR
- Organisation und Protokollierung der Bereichsleitungssitzungen
HR-Administration und Teammanagement
- Unterstützung der HR-Beraterin in personaladministrativen Belangen für die HR-Mitarbeitenden
- Verantwortung für die Arbeitsplatz- und IT-Ausstattung der neuen HR-Mitarbeitenden
- Koordination und Weiterverrechnung von externen HR-Dienstleistungen
- Pflege und Aktualisierung des HR-Intranets (News-Einträge, Informationsmanagement)
- Planung und Organisation von Personalanlässen
- Postbewirtschaftung und Telefondienst für den Bereich HR
- Jahresabschlussarbeiten und Dokumentenlenkung
- Verantwortung für die Räumlichkeiten des Bereich HR und Schnittstelle zu den technischen Diensten
- Material- und Drucksachenbewirtschaftung
- Archiv-Verantwortung
Unsere Anforderungen
- Kaufmännische Grundausbildung
- Zertifikat HR-Assistent/in, Fachausweis HR-Fachfrau/-mann von Vorteil
- Mindestens 4 Jahre Berufserfahrung, idealerweise in der eigenständigen Führung eines Sekretariats – vorzugsweise im HR oder als Direktionsassistent/in
- Führungserfahrung
- Kommunikationsstärke und Dienstleistungsorientierung im Umgang mit verschiedenen Anspruchsgruppen, hohe Teamorientierung
- Flexibilität und die Fähigkeit, verschiedene Aufgabenbereiche schnell und effizient zu übernehmen, je nach den Bedürfnissen des HR-Teams
- Hervorragende Selbstorganisation, strukturiertes und lösungsorientiertes Arbeiten und ausgeprägtes Zeitmanagement
- Diskrete und integre Persönlichkeit und verantwortungsbewusster Umgang mit sensiblen Informationen
- Kompetenz für die effiziente Gestaltung von Informationsflüssen (Intranet, Schnittstellenmanagement)
- Sehr gute Sprachkenntnisse in Deutsch sowie fliessende Kenntnisse in Französisch und Englisch, sowohl schriftlich als auch mündlich
- Exzellente Anwenderkenntnisse in Microsoft 365 und weiteren relevanten IT-Tools
- Organisationstalent, insbesondere bei der Planung von Personalanlässen
- Kenntnisse im Umgang mit Kennzahlen und Statistiken von Vorteil