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Réceptionniste - collaborateur administratif (H/F/X) (80-90%)
Notre Département Migration & Intégration Suisse romande – une antenne de Caritas Suisse à Fribourg employant une centaine de collaboratrices et collaborateurs – est responsable de l’accompagnement et de l’intégration des réfugiés statutaires dans le canton de Fribourg. Sur mandat cantonal, nous accueillons les nouveaux arrivants dans notre foyer à Matran, les aidons pour trouver leur propre logement, octroyons l’aide personnelle et matérielle selon les normes de l’aide sociale et les soutenons dans les démarches vers l’intégration professionnelle et sociale. De plus, nous gérons un service d'interprétariat communautaire actif dans plusieurs cantons romands ainsi qu'un service d'écoute et de conseil contre le racisme pour les habitants du canton de Fribourg. Le Service Finances & Administration est composé d’une dizaine de personnes travaillant dans trois domaines d’expertise. L’Administration a pour mission le suivi administratif et financier ainsi que le contrôle des dossiers des réfugiés. Une équipe de spécialistes assurent une complémentarité aux assistantes et assistants sociaux dans tous les aspects administratifs du suivi des bénéficiaires de l’aide sociale, y compris le monitoring financier des comptes liés à l’aide sociale. Elle fournit également les statistiques liées à ses activités. La Réception s’occupe quant à elle de l’accueil, de la centrale téléphonique et du courrier pour le Département. Enfin, les aspects financiers liés au Département sont aussi gérés dans ce service. Pour notre réception principale, nous recherchons un/e collaborateur/trice multitâches, ayant un sens développé de l’accueil et de l’écoute, ainsi qu’une aisance dans la communication, une sensibilité aux questions liées au domaine de l’asile des réfugiés
Vos tâches
- Assurer l’accueil au guichet et au téléphone (permanence)
- Réceptionner, traiter et transmettre les demandes et documents relatifs reçus dans le soutien administratif des réfugiés
- Saisir des informations dans les dossiers administratifs et dans la gestion électronique des documents
- Mettre en place les procédures liées à la réception et en assurer la mise à jour
- Assurer les tâches relatives au scanning des documents et leur classement dans les dossiers
- Gérer le stock de fournitures et la tenue de l’économat
- Assurer le suivi de l’apprenti durant son passage à la réception
- Effectuer diverses tâches de secrétariat (gestion des casiers, impression des cartes de rendez-vous, établissement de lettres selon modèles, etc.)
- Participer à l’introduction des nouveaux/elles collaborateurs/trices de la réception
- Prendre part à des groupes de travail selon besoin
Nos exigences
- CFC d’employé/e de commerce ou formation administrative équivalente
- Maîtrise de la langue française (oral et écrit) avec bonne capacité rédactionnelle ainsi que des bonnes connaissances en anglais et allemand
- Expérience dans l’accueil (type réception) et dans la gestion de situations complexes
- Maîtrise des outils informatiques usuels
- Aisance dans la communication, sens de l’écoute et de l’accueil
- Excellente organisation de travail, autonomie et sens des responsabilités
- Capacité à gérer de multiples tâches et sollicitations
- Compétences transculturelles et sociales
- Connaissances du domaine de l’asile et des réfugiés (un atout)