Datenschutzerklärung für Stellenbewerber – KIBAG

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Bearbeitung Ihrer Personendaten im Zusammenhang mit Ihrer Online-Bewerbung (inkl. E-Mail) sowie Bewerbung via Post beiKIBAG.Sie finden darin Angaben darüber, wie wir Personendatenim Rahmen des Bewerbungsverfahrensbearbeiten.«Personendaten» sind alle Informationen, die mit einer bestimmten Person in Verbindung gebracht werden können, und «bearbeiten» meint jeden Umgang damit, z.B. die Beschaffung, Verwendung und Bekanntgabe.

Allgemeine Informationen

Als Stellenbewerber im Sinne dieser Datenschutzerklärung (im Folgenden auch «Sie» oder «Ihnen») gelten Personen, welche sich für eine von uns ausgeschriebene Stelle bewerben oder eine Spontanbewerbung bei uns einreichen.

Bitte nehmen Sie sich die Zeit, die vorliegende Datenschutzerklärung zu lesen, um zu verstehen, wie und warum KIBAGIhre Personendaten bearbeitet, wie KIBAGPersonendaten schützt sowie um mehr über Ihre Rechte zu erfahren.

Diese Datenschutzerklärung gilt ergänzend zu unserer bestehenden «Allgemeinen Datenschutzerklärung» auf unserer Website, in der Sie konkrete Informationen erhalten, wie wir Ihre Personendaten im Rahmen Ihres Besuchs auf unserer Website und bei nicht bewerbungsspezifischen Themen bearbeiten.

Wir verwenden in dieser Datenschutzerklärung zur einfacheren Lesbarkeit jeweils die männlichen Bezeichnungen, meinen damit aber Personen aller Geschlechter.

Wer ist für die Bearbeitung Ihrer Personendaten verantwortlich?

Für die Datenbearbeitungen nach dieser Datenschutzerklärung ist jeweils diejenige Gesellschaft die «Verantwortliche», d.h. die datenschutzrechtlich in erster Linie zuständige Stelle, mit der Ihr Arbeitsverhältnis besteht (im Folgenden jeweils «wir»).

Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben, können Sie sich gerne an dieses Unternehmen oder an folgende Adresse wenden:

KIBAG Dienstleistungen AG

Datenschutz

Seestrasse 404

8038 Zürich

datenschutz@kibag.ch

Welche Daten bearbeiten wir?

Wir bearbeiten Personendaten von Ihnen, sofern diese Ihre Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder mit Ihrer separaten Einwilligung und soweit die Bearbeitung rechtlich sowie gemäss unseren internen Vorgaben zulässig ist. Angaben zu den Zwecken dieser Bearbeitung finden Sie in Ziff. 5. Sie sind nicht verpflichtet, uns Daten bekanntzugeben.

Wir bearbeiten die folgenden Personendaten von Ihnen, soweit sie uns bekannt sind bzw. werden, jeweils mit den aktuellen und auch den früheren Informationen, falls sich Angaben im Lauf der Zeit ändern:

  • Stammdaten und Kontaktinformationen:Im Zusammenhang mit Ihrer (Online-)Bewerbung erhalten wir bestimmte Grunddaten, die wir für die Prüfung, die Begründung und die mögliche Durchführung eines Arbeitsvertrages einschliesslich der Kommunikation mit Ihnen benötigen. Dazu gehören z.B. Vor- und Nachname, Wohnadresse, Telefonnummer, E-Mailadresse, Geburtsdatum und Alter, Heimatort und Nationalität(en), Geschlecht, Sprachkenntnisse, Zivilstand, Familienstand und Anzahl Kinder, Arbeits- und Aufenthaltsbewilligung, Foto(s), Angaben von Pass und Identitätskarte(n), Militärstatus, Angaben zu einer Gewerkschaftszugehörigkeit und politischen Ämtern, Angaben zu Hobbies und Interessen, Ihre Religionszugehörigkeit und Angaben über Vorstrafen und Betreibungen;
  • Daten im Zusammenhang mit Ihrer aktuellen Stelle und den organisatorischen Rahmenbedingungen für eine mögliche Anstellung: Im Rahmen Ihrer Bewerbung erhalten oder generieren und bearbeiten wir – neben den persönlichen Daten und Kontaktinformationen (siehe oben) – diverse weitere Angaben über Sie, Ihre aktuelle Anstellung und die organisatorischen Rahmenbedingungen, z.B. Angaben zur Kündigungsfrist des aktuellen Arbeitsvertrages, Daten im Zusammenhang mit Ihrer Stelle und Ihrem Arbeitsvertrag, berufliche Leistungen, Arbeitsinhalt und Arbeitszufriedenheit, Gehaltswunsch, Ihre Motivation, ggf. Angaben zu einer Behinderung (nur sofern relevant für die ausgeschriebene Position), Angaben zu besonderen gesundheitlichen, religiösen und anderen Bedürfnissen im Zusammenhang mit der Anstellung, soweit vorgeschrieben gewerkschaftliche Angaben;
  • Bewerbungen, beruflicher Werdegang und Aus- und Weiterbildungen:Im Rahmen einer Bewerbung erhalten wir Angaben über Ihren Werdegang, Qualifikationen, Ausbildungen und weitere Daten, z.B. Lebenslauf, Angaben über Zertifikate, Diplome, Arbeitszeugnisse oder -bestätigungen und andere Angaben über Fähigkeiten, Kompetenzen und Qualifikationen, Sprachenkenntnisse, Angaben über frühere Stellen und Arbeitgeber, Referenzpersonen und deren Kontaktdaten, Auskünfte von Referenzpersonen,Auskünfte aus amtlichen Registern, Angaben aus Interviews, Assessments und Eignungstests, Angaben über externe Mandate, Ämter und Funktionen und Angaben aus öffentlich zugänglichen Profilen in sozialen Medien (insbesondere LinkedIn-Profil; soweit diese zur geschäftlichen oder beruflichen Nutzung bestimmt sind) und weitere Angaben aus der Bewerbung und aus dem Internet und anderen öffentlichen Quellen;
  • Angaben im Zusammenhang mit Einwilligungen: Soweit weitere Personendaten mit Ihrer gesonderten Einwilligung bearbeitet werden, bearbeiten wir die entsprechenden Daten einschliesslich Datum, Gegenstand und ggf. Widerruf von Einwilligungen (z.B. bei Aufzeichnungen von Anrufen);
  • Weitere Daten: Es ist möglich, dass wir weitere Personendaten bearbeiten, die wir hier nicht abschliessend nennen können. Wir informieren Sie separat über die Bearbeitung solcher Daten, wenn das möglich ist oder wir zur Information verpflichtet sind.

Wir bearbeiten viele der genannten Daten nur, wenn Sie sie freiwillig bekanntgeben. Bestimmte Daten müssen wir bearbeiten, damit wir eineBewerbung prüfen können.Wenn Sie uns im Rahmen der Bewerbung besonders schützenswerte Personendaten bekanntgeben (z.B. Gesundheitsdaten), können wir auch solche Personendaten bearbeiten.

Zwecke der Bearbeitung

Die in Ziff. 3 genannten Daten bearbeiten wir zu unterschiedlichen Zwecken, die mit Ihrer Stellenbewerbung im Zusammenhang stehen, insbesondere zu den folgenden Zwecken:

  • Prüfung von Bewerbungsunterlagen und der Eignung eines Stellenbewerbers, z.B. die Beurteilung der Eignung für eine bestimmte Stelle bei uns oder einer anderen Gruppengesellschaft, auf die Sie sich via den Online-Portalen Refline und Yousty (für Lehrstellen) oder auf anderem Weg bewerben oder für die wir Sie anfragen, die Beurteilung der Eignung für andere Stellen oder Positionen bei KIBAG, einschliesslich der Prüfung bzw. Nachprüfung von Unterlagen und weiteren Angaben (zur Aufbewahrungsdauer Ihrer Daten siehe Ziff.8), der Überprüfung von Referenzen, Durchführung von Hintergrund‑ bzw. Sicherheitsüberprüfungen (falls erforderlich);
  • Vorbereitung und Abschluss von Arbeitsverträgen,z.B. Ausarbeitung, Verhandlung und Abschluss des Arbeitsvertrags;
  • Analyse des Bewerbungsprozesses, z.B. Prüfung Ihrer Zufriedenheit mit dem Bewerbungsprozess, sofern Sie uns dazu Ihre Einwilligung erteilt haben;
  • Sicherstellung des Geschäftsbetriebs und weitere Sicherheitszwecke,z.B. Gebäudesicherheit inkl. Zugangskontrollen. Sodann Dokumentation von Sicherheitsvorfällen, Datenschutzverletzungen, Beschwerden, Interaktionen mit Behörden und Dritten und von anderen relevanten Ereignissen und entsprechender Massnahmen, die sich auf Sie beziehen bzw. in denen Angaben über Sie enthalten sind;
  • Untersuchungen und Rechtsverfahren, z.B. die Prävention, Aufklärung und Verfolgung von möglichen Fehlverhalten eines Stellenbewerbers gegen das Gesetz, einschliesslich der Prüfung von Beschwerden, Hinweisen und Beanstandungen, Auswertung von Überwachungsmassnahmen und Durchführung von Untersuchungen, Mitwirkung an behördlichen Untersuchungen und Verfahren und Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Wem geben wir Ihre Personendaten bekannt?

Grundsätzlich haben nur Personen Einsicht in Ihre Personendaten, die mit Ihrer Stellenbewerbung zu tun haben, insbesondere Personalfachleute von KIBAG und und potentielle Vorgesetzte. Diese Personen unterliegen einer Verschwiegenheitspflicht und sind für den Datenschutz und die Datensicherheit sensibilisiert.

Wir können Personendaten an andere Empfänger weitergeben, wenn dies für die genannten Zwecke (Ziff. 4) erforderlich ist und soweit dies rechtlich erlaubt ist. Dabei handelt es sich insbesondere um Empfänger der folgenden Kategorien:

  • Frühere Arbeitgeber, Vermieter und andere Dritte, z.B. wenn wir eine Bewerbung prüfen und dabeiAuskünfte über Sie erteilen (soweit dies erlaubt ist);
  • Online-Bewerbungsplattformen:Wir können Ihre Personendaten anOnline-Bewerbungsplattformen weitergeben, deren Dienstleistungen wir in Anspruch nehmen. Wenn Sie sich online bei uns bewerben, geschieht dies via die Dienstleister Refline und Yousty. Beide Dienstleister haben Sitz in der Schweiz. Wenn Sie sich auf dem Postweg bei KIBAG bewerben, werden Ihre Unterlagen eingescannt und auf die Plattform Refline hochgeladen. Falls KIBAG die Bewerbung bereits zu Beginn nicht berücksichtigen kann, geht die Absage zusammen mit den Bewerbungsunterlagen via Post retour, ohne Nutzung von Refline. Stellenbewerber, die ihre Bewerbung via E-Mail einreichen, werden gebeten, sich über Refline zu bewerben. Sofern wir die Bewerbung über einen KIBAG-Mitarbeiter erhalten (via E-Mail), werden die Unterlagen ebenfall manuell in Refline abgefüllt. Lehrstellenbewerbungen laufen direkt über die Plattform Yousty. Die Datenschutzerklärung von Yousty finden Siehier. Die Datenschutzerklärung von Refline finden Siehier.
  • Weitere Dienstleister: Wir arbeiten mit weiteren Dienstleistern im In- und Ausland zusammen (z.B. mitIT-Dienstleistern, Wartungs- und Supportdienstleistern, Reinigungsunternehmen, Bewachungsunternehmen usw.). Im Rahmen ihrer Aufgaben können diese Dienstleister u.U. Personendaten von Ihnen bearbeiten bzw. darauf zugreifen.Wir stellen durch die Auswahl der Dienstleister und durch geeignete vertragliche Vereinbarungen sicher, dass der Datenschutz während der gesamten Bearbeitung Ihrer Personendaten auch durch solche Dienstleister sichergestellt ist.
  • Gruppengesellschaften: Falls ein Bewerber für eine Stelle bei einer anderen Gruppengesellschaft von KIBAG in Frage kommt, können wir Personendaten auch dieser bekanntgeben;
  • Kunden und sonstige Dritte: Wir arbeiten mit Kunden, Partnerunternehmen und sonstigen Dritten zusammen (z.B.Werbedienstleistern, Inkassofirmen, Wirtschaftsauskunfteien, usw.);
  • Branchenorganisationen und weitere Gremien, z.B. Vereine, Verbände usw.,bei denen Sie im Zusammenhang mit Ihrem aktuellen Arbeitsverhältnis involviert bist;
  • Staatliche Behörden und Amtsstellen, wenn es uns als notwendig oder angemessen erscheint, um Gesetze und Vorschriften einzuhalten bzw. um deren Einhaltung zu prüfen, Anfragen von zuständigen Behörden (z.B. im Rahmen einer Strafuntersuchung) zu beantworten oder an behördlichen oder gerichtlichen Untersuchungen und Verfahren teilzunehmen;
  • Beteiligte an Rechtsverfahren, z.B. Gegenparteien und sonstige Parteien, Sachverständige, Zeugen usw., wenn wir an Rechtsverfahren teilnehmen bzw. eine Teilnahme prüfen;
  • Erwerber oder Interessentenam Erwerb vonGeschäftsbereichen, Gesellschaften oder Vermögenswerten;

Geben wir Personendaten ins Ausland bekannt?

Empfänger von Daten befinden sich nicht nur in der Schweiz. Das betrifft besonders bestimmte Dienstleister. Empfänger können sich auch ausserhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) und der Schweiz befinden, insbesondere in den USA, aber auch in anderen Ländern weltweit, z.B.Brasilien und China (aufgrund der App TikTok). Wir können z.B. Behörden und anderen Personen im Ausland Daten übermitteln, wenn wir rechtlich dazu verpflichtet sind oder z.B. im Rahmen eines Unternehmensverkaufs oder eines Gerichtsverfahrens. Nicht alle dieser Staaten gewährleisten derzeit ein dem schweizerischen Recht entsprechendes Datenschutzniveau.Wir gleichen den niedrigeren Schutz durch entsprechende Verträge aus, besonders die von der Europäischen Kommission ausgestellten und dem schweizerischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB)anerkannten Standardvertragsklauseln. Weitere Angaben dazu und eine Kopie dieser Klauseln finden Sie unterwww.edoeb.admin.ch/edoeb/de/home/datenschutz/handel-und-wirtschaft/uebermittlung-ins-ausland.html.

In bestimmten Fällen können wir Daten im Einklang mit datenschutzrechtlichen Vorgaben auch ohne solche Verträge übermitteln, z.B. wenn Sie in die entsprechende Bekanntgabe eingewilligt haben oder wenn die Bekanntgabe für die Vertragsabwicklung, für die Feststellung, Ausübung oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen oder für überwiegende öffentlichen Interessen erforderlich ist.

Wie lange speichern wir Ihre Personendaten?

Wir speichern Ihre Personendaten, solange es für die Durchführung des konkreten Bewerbungsprozesses oder zur Einhaltung rechtlicher Vorgaben erforderlich ist und solange wir ein berechtigtes Interesse an der Speicherung haben (z.B. zu Dokumentations- und Beweissicherungszwecken und zur Wahrung und Verteidigung von Rechtsansprüchen). Wenn wir Sie für die Stelle berücksichtigen können, für die Sie sich beworben haben, bewahren wir Ihre Personendaten zudem für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses auf.

Bei erfolglosen Bewerbungen bewahrt KIBAG die Daten aus Ihrer Bewerbung, sofern Sie damit einverstanden sind, während einem Zeitraum von 12 Monaten nach Ihrer Bewerbung auf, um Ihre Eignung für eine bestimmte Position oder für Zwecke in Verbindung mit späteren Bewerbungen oder Vakanzen zu bewerten und sich mit Ihnen in Verbindung setzen zu können. Danach werden nur noch Daten in reduzierter Form (insbesondere Name, Vorname, Geburtsdatum und Stelle, für welche die Bewerbung eingereicht wurde) gespeichert und definitiv nach 5 Jahren gelöscht. Wenn Ihrerseits jedoch keine Einwilligung für dieses Vorgehen gegeben ist, löschen wir sämtliche Ihrer Personendaten definitiv 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens.

Für betriebliche und sicherheitsrelevanteDaten gelten i.d.R. kürzere Aufbewahrungsfristen (z.B. 6 Monate bis 3 Jahre). Geschäftsbezogene Unterlagen werden so lange aufbewahrt, wie wir diese für die Zweckerreichung benötigen, ein ausreichendes geschäftliches Interesse an der Aufbewahrung haben oder wir dazu rechtlich verpflichtet sind (z.B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten).

Wie schützen wir Ihre Personendaten

Wir treffen angemessene technische (z.B. Zugriffsregelungen und – beschränkungen) und organisatorische Massnahmen (insbesondere Instruktionen und Weisungen) zum Schutz Ihrer Personendaten und passen diese laufend den technologischen Entwicklungen an.

Welche Rechte haben Sie in Bezug auf Ihre Personendaten?

Sie haben in Bezug auf Ihre von uns bearbeiteten Personendaten bestimmte Rechte, damit Sie unsere Bearbeitung kontrollieren bzw. beeinflussen können. Das sind insbesondere folgende Rechte:

  • Auskunft: Sie haben das Recht, jederzeit schriftlich und grundsätzlich kostenlos Auskunft über Ihre von uns bearbeiteten Personendaten zu erhalten.
  • Berichtigung: Sie können jederzeit und kostenlos von uns verlangen, dass wir Ihre Personendatenberichtigen, vervollständigen oder aktualisieren, wenn sie nicht korrekt sind.
  • Widerspruch und Löschung: Sie können auch jederzeit verlangen, dass wir Ihre Personendaten nicht weiter bearbeiten und löschen, falls wir nicht verpflichtet sind, diese Daten weiterhin zu bearbeiten bzw. aufzubewahren und falls sie nicht notwendig sind, um das Arbeitsverhältnis abzuwickeln.
  • Widerruf von Einwilligungen: Wenn wir Ihre Personendaten gestützt auf Ihre Einwilligung bearbeiten (dazuZiff. 3), können sie diese Einwilligung grundsätzlich jederzeit widerrufen.Ein solcher Widerruf wirkt jeweils nur für die Zukunft.

Einzelne dieser Rechte gelten u.U. im Einzelfall nicht, und wir können berechtigt oder verpflichtet sein die Erfüllung eines Rechts einzuschränken oder aufzuschieben. Wir informieren Sie in einem solchen Fall entsprechend.

Sie haben jederzeit auch das Recht, beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten eine Beschwerde einzureichen, wenn Sie mit unserer Bearbeitung Ihrer Personendaten Daten nicht einverstanden sind (www.edoeb.admin.ch).

 

Stand der Datenschutzerklärung: 1. September 2023


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